Bán hàng online ngày càng phát triển kéo theo số lượng đơn cần xử lý mỗi ngày tăng nhanh. Với các shop có hàng chục, hàng trăm đơn hàng, việc in vận đơn bằng máy in văn phòng rồi cắt và dán thủ công có thể tốn nhiều thời gian.
Máy in tem vận đơn cho shop online giúp in trực tiếp thông tin đơn hàng, mã vận đơn, mã vạch hoặc QR Code lên tem nhãn để dán lên kiện hàng. Thiết bị giúp đơn giản hóa quá trình đóng gói, xử lý đơn và bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
Vậy máy in tem vận đơn là gì, shop online nên chọn loại nào và cần quan tâm những tiêu chí gì khi mua? Cùng FSI Việt Nam tìm hiểu chi tiết.
Máy in tem vận đơn là gì?
Máy in tem vận đơn là thiết bị dùng để in nhãn chứa các thông tin phục vụ quá trình giao nhận hàng hóa như:
Tên, số điện thoại và địa chỉ người nhận
Mã đơn hàng
Mã vận đơn
Mã vạch hoặc QR Code
Thông tin người gửi
Đơn vị vận chuyển
Ghi chú giao hàng
Thông tin thu hộ COD
Sau khi in, tem có thể được bóc và dán trực tiếp lên thùng carton, túi đóng hàng hoặc bao bì sản phẩm.
So với phương pháp in trên giấy A4 rồi cắt và dán bằng băng keo, sử dụng máy in tem chuyên dụng giúp quy trình đóng đơn nhanh chóng, gọn gàng và thuận tiện hơn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng cao.
Vì sao shop online nên sử dụng máy in tem vận đơn?
Tăng tốc độ xử lý đơn hàng
Khi lượng đơn tăng lên hàng chục hoặc hàng trăm đơn mỗi ngày, các thao tác in, cắt và dán vận đơn có thể chiếm nhiều thời gian.
Máy in tem vận đơn cho phép in trực tiếp trên nhãn chuyên dụng. Sau khi in, nhân viên có thể lấy tem và dán ngay lên kiện hàng, giúp rút ngắn quá trình đóng gói.
Không cần cắt giấy thủ công
Tem được in theo đúng kích thước thiết lập nên shop không cần thực hiện thêm công đoạn cắt giấy như khi sử dụng máy in A4.
Điều này đặc biệt hữu ích với những shop cần xử lý nhiều đơn trong các khung giờ cao điểm.
In mã vận đơn rõ ràng, dễ quét
Mã vạch và QR Code là những thành phần quan trọng trên vận đơn.
Máy in tem có độ phân giải phù hợp giúp thông tin và mã vận đơn được thể hiện rõ ràng, hỗ trợ quá trình quét mã, phân loại và giao nhận hàng hóa.
Tiết kiệm không gian làm việc
Nhiều dòng máy in tem cho shop online có thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng bố trí tại quầy đóng hàng, văn phòng hoặc khu vực xử lý đơn.
Chuyên nghiệp hóa quy trình đóng hàng
Tem vận đơn được in đồng nhất giúp kiện hàng gọn gàng hơn, đồng thời hỗ trợ shop xây dựng quy trình xử lý đơn có hệ thống khi quy mô kinh doanh tăng lên.
Shop online nên chọn máy in tem vận đơn loại nào?
Không phải shop online nào cũng cần sử dụng cùng một loại máy in. Thiết bị nên được lựa chọn dựa trên số lượng đơn hàng, kích thước tem, phương thức kết nối và nhu cầu sử dụng thực tế.
Shop ít đơn nên chọn máy in nhãn để bàn
Với shop mới kinh doanh hoặc có lượng đơn vừa phải mỗi ngày, máy in nhãn để bàn là lựa chọn phù hợp.
Dòng máy này có thiết kế nhỏ gọn, dễ bố trí tại khu vực đóng hàng và đáp ứng tốt nhu cầu in tem thường xuyên của các cửa hàng online.
Shop nên ưu tiên thiết bị có khổ in tương thích với kích thước vận đơn đang sử dụng.
Shop nhiều đơn nên ưu tiên tốc độ in
Với shop bán hàng đa kênh hoặc có lượng đơn lớn, tốc độ in là yếu tố cần đặc biệt quan tâm.
Shop bán hàng trên website và nhiều nền tảng thương mại điện tử thường có những thời điểm cần xử lý số lượng lớn vận đơn trong thời gian ngắn.
Máy in cần có khả năng đáp ứng tốt khối lượng công việc thực tế để hạn chế tình trạng chờ in trong quá trình đóng hàng.
Kho thương mại điện tử nên cân nhắc máy in nhãn công nghiệp
Khi hoạt động bán hàng phát triển thành kho hoặc trung tâm xử lý đơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc máy in nhãn công nghiệp.
Dòng máy này phù hợp với nhu cầu in số lượng lớn, vận hành thường xuyên, nhiều nhân viên cùng xử lý đơn và kết hợp in tem kho với tem vận chuyển.
7 tiêu chí chọn máy in tem vận đơn cho shop online
1. Khổ tem vận đơn
Trước khi mua máy, shop cần xác định kích thước tem đang sử dụng trên hệ thống bán hàng hoặc của đơn vị vận chuyển.
Máy cần có chiều rộng in tương thích với khổ nhãn. Xác định kích thước tem trước khi chọn máy sẽ giúp hạn chế tình trạng thiết bị không đáp ứng nhu cầu thực tế.
2. Công nghệ in
In nhiệt trực tiếp Direct Thermal là công nghệ phù hợp với nhiều nhu cầu in vận đơn.
Máy sử dụng nhiệt tác động lên giấy cảm nhiệt để tạo nội dung và không cần sử dụng ribbon.
Do vận đơn thường chỉ cần sử dụng trong khoảng thời gian từ khi đóng hàng đến khi giao hoàn tất, công nghệ in nhiệt trực tiếp đáp ứng tốt nhu cầu của nhiều shop online.
Nếu cần in nhãn có thời gian sử dụng dài hơn, shop có thể cân nhắc thiết bị hỗ trợ công nghệ in truyền nhiệt Thermal Transfer.
3. Độ phân giải
203 dpi là mức độ phân giải phổ biến trên nhiều dòng máy in nhãn và có thể đáp ứng các nội dung như chữ, mã đơn hàng, barcode và QR Code.
Nếu shop cần in nhãn nhỏ hoặc nội dung có mật độ thông tin cao, máy có độ phân giải 300 dpi có thể phù hợp hơn.
4. Tốc độ in
Shop càng nhiều đơn càng cần quan tâm đến tốc độ in.
Bên cạnh thông số tốc độ của máy, cần xem xét số lượng tem cần hoàn thành trong giờ cao điểm. Một thiết bị đáp ứng tốt lưu lượng đơn thực tế sẽ giúp quá trình đóng gói diễn ra liên tục hơn.
5. Khả năng kết nối
Máy in tem vận đơn có thể hỗ trợ nhiều phương thức kết nối tùy từng model.
USB phù hợp khi kết nối trực tiếp với máy tính.
LAN hoặc Ethernet phù hợp khi cần chia sẻ máy in trong hệ thống mạng.
WiFi giúp bố trí thiết bị linh hoạt hơn trong khu vực làm việc.
Bluetooth hỗ trợ một số nhu cầu in từ thiết bị di động.
Shop nên lựa chọn phương thức kết nối dựa trên quy trình vận hành thực tế.
6. Khả năng tương thích với phần mềm bán hàng
Máy in tem thường được sử dụng kết hợp với các nền tảng và phần mềm quản lý đơn hàng.
Shop cần kiểm tra khả năng tương thích với website bán hàng, phần mềm quản lý đơn, phần mềm bán hàng, hệ thống quản lý kho, nền tảng thương mại điện tử và phần mềm thiết kế tem đang sử dụng.
Khả năng tương thích càng quan trọng đối với các shop kinh doanh đa kênh.
7. Chi phí sử dụng lâu dài
Ngoài giá mua máy, shop cần tính đến chi phí tem nhãn, đầu in, trục lăn, linh kiện, bảo trì và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.
Lựa chọn thiết bị phù hợp ngay từ đầu giúp cân bằng giữa chi phí đầu tư và hiệu quả sử dụng lâu dài.
Máy in nhãn Brother có phù hợp để in tem vận đơn?
Máy in nhãn Brother có nhiều dòng sản phẩm phục vụ nhu cầu in tem nhãn trong bán lẻ, thương mại điện tử, kho hàng và doanh nghiệp.
Đối với shop online, máy in nhãn Brother có thể sử dụng để in tem vận đơn, barcode, QR Code, tem sản phẩm và nhiều loại nhãn phục vụ quản lý hàng hóa tùy theo từng model.
Khi lựa chọn máy in nhãn Brother để in vận đơn, shop cần quan tâm đến chiều rộng in tối đa, công nghệ in, độ phân giải, tốc độ, khổ tem và phương thức kết nối.
Với shop có khu vực đóng hàng nhỏ, các dòng máy để bàn giúp tiết kiệm không gian và thuận tiện trong quá trình vận hành.
Với doanh nghiệp có lượng đơn lớn, nên lựa chọn dòng máy có hiệu suất cao hơn để đáp ứng nhu cầu in liên tục.
Máy in tem vận đơn có cần mực không?
Máy sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp không cần sử dụng mực hoặc ribbon. Thiết bị dùng nhiệt tác động lên bề mặt giấy cảm nhiệt để tạo chữ, hình ảnh và mã vạch.
Điều này giúp giảm số lượng vật tư cần sử dụng trong quá trình in vận đơn.
Tuy nhiên, giấy cảm nhiệt có thể bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, ánh sáng và điều kiện bảo quản theo thời gian nên phù hợp hơn với các loại nhãn có vòng đời ngắn như tem giao hàng.
Máy in tem vận đơn có in được QR Code không?
Máy in tem nhãn có thể in QR Code và nhiều loại mã vạch tùy theo model, phần mềm và hệ thống sử dụng.
Shop có thể in đồng thời thông tin người nhận, mã đơn hàng, barcode và QR Code trên cùng một tem nếu kích thước nhãn và phần mềm hỗ trợ.
Máy in tem vận đơn 203 dpi hay 300 dpi tốt hơn?
Đối với tem vận đơn có chữ, barcode và QR Code ở kích thước thông thường, độ phân giải 203 dpi có thể đáp ứng nhiều nhu cầu.
Máy 300 dpi phù hợp hơn khi shop cần in tem nhỏ, chữ nhỏ hoặc mã có mật độ thông tin cao.
Việc lựa chọn nên dựa trên kích thước và nội dung tem thay vì chỉ ưu tiên độ phân giải cao.
Shop mới bán hàng có cần mua máy in tem vận đơn không?
Với shop chỉ có vài đơn mỗi ngày, máy in hiện có vẫn có thể đáp ứng nhu cầu.
Khi số lượng đơn tăng lên và quá trình in, cắt, dán giấy bắt đầu chiếm nhiều thời gian, máy in tem vận đơn chuyên dụng sẽ giúp đơn giản hóa quy trình xử lý đơn.
Đặc biệt với shop có hàng chục hoặc hàng trăm đơn mỗi ngày, việc sử dụng máy in tem giúp nhân viên xử lý đơn nhanh và thuận tiện hơn.
Lựa chọn máy in tem vận đơn phù hợp giúp shop tối ưu quy trình bán hàng
Máy in tem vận đơn là thiết bị hữu ích đối với shop online, cửa hàng bán hàng đa kênh và doanh nghiệp thương mại điện tử.
Để lựa chọn thiết bị phù hợp, shop cần xác định số lượng đơn mỗi ngày, kích thước tem, công nghệ in, độ phân giải, tốc độ, phương thức kết nối và khả năng tương thích với hệ thống bán hàng.
Shop có lượng đơn vừa phải có thể lựa chọn máy in nhãn để bàn. Với kho thương mại điện tử hoặc doanh nghiệp có số lượng đơn lớn, thiết bị có hiệu suất cao sẽ phù hợp hơn với nhu cầu vận hành liên tục.
FSI Việt Nam cung cấp và tư vấn các giải pháp máy in nhãn Brother phù hợp với nhu cầu in tem vận đơn, tem sản phẩm, barcode và QR Code cho shop online và doanh nghiệp. Liên hệ FSI Việt Nam để được tư vấn lựa chọn thiết bị phù hợp với số lượng đơn, khổ tem và quy trình vận hành thực tế.
